Políticas de preservación digital
Política de preservación digital
La Revista POLITÉKNOS establece mecanismos de preservación digital orientados a garantizar la integridad, disponibilidad, recuperación y acceso a largo plazo de sus contenidos académicos, aun ante fallos tecnológicos, pérdida de información o eventual cese de operaciones de la revista.
1. Sistema de preservación
Los contenidos publicados y los archivos asociados al proceso editorial se resguardan mediante el Portal de Revistas de la Universidad Politécnica de El Salvador (UPES), administrado a través de Open Journal Systems (OJS).
Como parte de su estrategia de preservación a largo plazo, POLITÉKNOS procurará utilizar PKP Preservation Network (PKP PN) y, cuando técnica e institucionalmente sea viable, otros sistemas de preservación distribuida como LOCKSS o CLOCKSS.
2. Repositorio institucional
Los artículos publicados se depositarán también en el repositorio institucional de la Universidad Politécnica de El Salvador, como mecanismo complementario de conservación, recuperación y acceso.
El depósito deberá conservar, cuando corresponda:
- archivo publicado;
- referencia bibliográfica completa;
- DOI;
- información de autoría;
- licencia;
- metadatos asociados.
3. Copias de seguridad geográficamente distribuidas
La estrategia de preservación combinará diferentes ubicaciones y medios de almacenamiento para evitar que una única falla provoque la pérdida definitiva de información.
Se mantendrán copias mediante:
- servidor del Portal de Revistas;
- repositorio institucional;
- almacenamiento institucional en la nube;
- equipos y dispositivos de respaldo autorizados;
- redes externas de preservación digital, cuando se encuentren habilitadas.
Las copias deberán mantenerse, en la medida de lo posible, en ubicaciones físicas o infraestructuras tecnológicas diferentes.
4. Formatos de preservación
POLITÉKNOS priorizará formatos digitales abiertos, ampliamente utilizados y adecuados para la preservación a largo plazo.
Según la disponibilidad técnica, se conservarán:
- versión final de los artículos en PDF y, progresivamente, PDF/A;
- archivos fuente utilizados para la producción editorial;
- metadatos bibliográficos;
- archivos XML, incluido XML JATS cuando se implemente;
- imágenes y materiales complementarios en sus formatos originales o formatos estables de preservación.
Las migraciones de formato se realizarán cuando sean necesarias para evitar la obsolescencia tecnológica.
5. Frecuencia de respaldo
Los archivos y bases de datos vinculados con OJS deberán formar parte de los procedimientos institucionales periódicos de respaldo del Portal de Revistas.
Como medida complementaria, se realizarán copias de seguridad de los archivos editoriales y publicaciones con una periodicidad definida por la administración técnica de la Universidad, asegurando además un respaldo completo después de la publicación de cada número.
La frecuencia, fecha y ubicación de los respaldos deberán mantenerse documentadas.
6. Responsables
La preservación digital será una responsabilidad compartida entre:
- la administración técnica del Portal de Revistas de la UPES, responsable de la infraestructura, respaldos del sistema, seguridad y recuperación tecnológica;
- el equipo editorial de POLITÉKNOS, responsable de verificar la conservación de los archivos maestros, versiones publicadas, materiales complementarios y metadatos; y
- las unidades institucionales responsables del repositorio y la infraestructura tecnológica, cuando corresponda.
7. Verificación de integridad
Los respaldos y archivos preservados serán sometidos periódicamente a procesos de verificación para comprobar:
- disponibilidad;
- legibilidad;
- integridad de los archivos;
- correspondencia entre documentos y metadatos;
- funcionamiento de enlaces e identificadores persistentes;
- posibilidad de recuperación ante una contingencia.
Cuando se identifique un archivo dañado, incompleto o inaccesible, se utilizarán las copias disponibles para su recuperación.
8. Identificadores persistentes
POLITÉKNOS utilizará DOI para identificar de manera persistente sus artículos y favorecer su localización aun cuando cambie la dirección electrónica del recurso.
Los identificadores persistentes deberán mantenerse vinculados con metadatos actualizados y con la ubicación vigente del contenido.
9. Preservación de metadatos
Además del texto completo de los artículos, se preservarán los metadatos necesarios para mantener su identificación, recuperación e interoperabilidad, incluidos, cuando corresponda:
- título;
- autores;
- afiliaciones;
- ORCID;
- resumen;
- palabras clave;
- fechas editoriales;
- volumen y número;
- DOI;
- referencias bibliográficas;
- licencia;
- datos de financiamiento.
10. Procedimiento ante cierre de la revista
En caso de que POLITÉKNOS deje de publicar nuevos contenidos, los artículos ya publicados continuarán formando parte del registro académico y deberán permanecer accesibles.
La Universidad Politécnica de El Salvador procurará garantizar su conservación mediante:
- el Portal de Revistas o un archivo institucional permanente;
- el repositorio institucional;
- las redes de preservación digital en las que la revista se encuentre incorporada;
- las copias de seguridad institucionales; y
- el mantenimiento de los DOI y metadatos correspondientes.
Si el portal original dejará de estar disponible, se procurará redirigir los identificadores persistentes hacia la ubicación institucional en la que los contenidos continúen accesibles.
11. Revisión de la estrategia de preservación
La presente política será revisada periódicamente para incorporar nuevas herramientas, estándares y mecanismos institucionales de preservación digital.
La implementación progresiva de PKP Preservation Network, LOCKSS, CLOCKSS, repositorios institucionales, formatos de preservación e identificadores persistentes formará parte de la estrategia de fortalecimiento y sostenibilidad de POLITÉKNOS.
